Stichting Marguerite-Marie Delacroix koos onlangs voor Sirvo als platform voor het begeleiden van haar cliënten. Wat heeft hen overtuigd en hoe ervaren ze de samenwerking met Sirvo tot op heden? Sirvo ging op de koffie bij Koen Smolders, directeur Administratie, Logistiek en HR, Geert Erna, ICT-verantwoordelijke, Leen Begge, diensthoofd Ortho en Stefanie Kempeneers, psychologe

Van fragmentatie naar één pakket dat alle aspecten behandelt

Koen Smolders over de keuze voor Sirvo: “De integratie van alle aspecten in één pakket is een heel belangrijke reden. Zo moeten we dus maar een keer gegevens opnemen die dan meteen voor iedereen die ze nodig heeft, beschikbaar zijn. We rollen Sirvo stap voor stap uit. Naast de administratie kiezen we ook voor de aanwezigheidsregistratie, het zorgplan, het handelingsplan en de doelstellingen.” Stefanie Kempeneers vervolgt: “Voor ons is het ook belangrijk dat de informatie verspreid geraakt over de ganse voorziening. Door een efficiënte registratie in de dagboeken weten alle betrokkenen wat er gaande is met de cliënt en kunnen ze gepast reageren.”

Op dit ogenblik zijn de oplossingen van de stichting erg gefragmenteerd. Binnen het huidige pakket staan de verschillende modules in beperkte mate met elkaar in contact. De werking wordt er onvoldoende mee ondersteund, klink het. Een gebrekkige communicatie en een tekort aan flexibiliteit maakten

dat we op zoek gingen naar een alternatief. Bovendien hebben de medewerkers nog steeds nood aan een papieren dossier per cliënt. Hun dossier is immers zorginhoudelijk statisch en niet praktisch. Dat bemoeilijkt de doorstroming van informatie binnen de stichting.

De cliënt centraal

Koen Smolders: “We willen een dossier per cliënt en niet per discipline. De cliënt moet centraal blijven staan. Aangezien we nog maar erg recent met de overstap naar Sirvo begonnen zijn, hebben we nog niet veel ervaring, maar de verstandhouding met het Sirvo team is erg goed. Sirvo denkt op een constructieve manier mee met ons. Door de begeleidende documenten kunnen we het opstartproces continu volgen. Het is ook goed dat de administratie én het zorgdeel naast elkaar uitgerold worden. Zo blijft de band tussen deze delen mee bewaakt.”

“Voor onze cliënten verwachten we dat Sirvo zal zorgen voor een betere planning van de activiteiten en meer transparantie naar het netwerk van de cliënt. Door mantelzorgers en ouders te laten inloggen, kunnen ze op termijn zelf zien wat er met hun cliënt gebeurt. Heen-en-weer schriftjes worden dan overbodig. Dit zal ook voor minder telefoontjes voor de permanentiedienst zorgen”, zegt Leen Begge, diensthoofd Ortho.

Verbeterde gebruiksvriendelijkheid

Geert Erna, ICT-verantwoordelijke van de Stichting: “Soms is het wat zoeken naar de juiste werkwijze. Maar eens je het systeem door hebt, werkt alles vlot. Met de verhoogde gebruiksvriendelijkheid van de nieuwe versie

wordt er een belangrijke meerwaarde gecreëerd. De Configurator, de inrichtingstool van Sirvo (nvdr), vraagt wel wat technisch inzicht, maar geeft interessante mogelijkheden voor de gebruikers. Maar vooral de integratie van alles in een pakket, is een grote stap vooruit.”

De koppelingen naar boekhouding, sociaal secretariaat en VAPH (Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap, nvdr) zorgen voor minder tijdverlies en minder fouten. Ook daar verwachten de mensen van Stichting Delacroix veel meerwaarde.

Binnen de groep zijn naast Sirvo ook andere pakketten in gebruik. Stichting Delacroix stelde echter vast dat daar veel met gekoppelde Word en PDF bestanden gewerkt wordt. Stefanie Kempeneers: “In Sirvo werk je in één omgeving. Daar kan je dan rapporten uit trekken van de verzamelde info. Sirvo laat ons toe om onze multidisciplinaire werking te ondersteunen. Dat is voor ons een enorme meerwaarde. “
Koen Smolders: “Een uitdaging blijft de registratie van de beweging van medewerkers. De prestatieduur wijzigt erg vaak. Wie is vervangen door wie en vanaf wanneer? We moeten dit ‘historisch’ kunnen rapporteren.“

Het klikt met Sirvo

Wij zijn blij dat het multidisciplinaire team over de hele lijn enthousiast is over de mogelijkheden van Sirvo. We voelen de goesting om snel te kunnen beginnen registreren. Raf Van Den Plas, initiatiefnemer van Sirvo: “Heel fijn voor mijn team om dit enthousiasme te voelen. We blijven de Stichting verder begeleiden bij de start, doordacht en vlot, maar toch ook niet té snel.”

Over de Stichting Marguerite-Delacroix

De Stichting Marguerite-Marie Delacroix uit Tienen staat in voor een professionele begeleiding van kinderen en volwassenen met een matig tot diep mentale handicap, met eventuele bijkomende motorische stoornissen, en van volwassenen met niet-aangeboren hersenletsel.
Deze begeleiding kan de vorm aannemen van een verblijf in het internaat of tehuis voor niet-werkenden of van een deelname aan de atelierwerking in het dagcentrum. De Stichting biedt zorg op maat aan elke persoon die beroep doet op de voorziening. Voor elke cliënt zoekt men naar de meest geschikte leefgroep, waar hij of zij zich goed voelt en graag vertoeft.

De begeleiding en de zorg van de cliënten wordt ter harte genomen door circa 400 personeelsleden.

“Het Kasteel”, een van de gebouwen van de Stichting Delacroix